Regulamin Wystawców

  1. Wynajęcie przestrzeni wystawienniczej o wymiarach jednej ławki (130 cm x 50 cm) na pełny okres trwania konwentu (08.12.2018r. - 09.12.2018r.) wynosi 120 zł dla wszystkich stoisk sprzedażowych, oraz 80 zł dla stoisk oferujących sprzedaż jedynie własnoręcznie wytworzonych produktów. Nie ma możliwości wynajmu stoiska na poszczególne dni konwentu
  2. Do każdych wynajętych dwóch ławek zapewniamy przestrzeń 130 cm x 50cm, w przypadku wynajęcia jednej ławki taka przestrzeń także zostanie zapewniona.
  3. Decyzję o rozmieszczeniu ławek i przydzieleniu miejsca podejmuje organizator. Można dokonać zmiany miejsca tylko i wyłącznie jeśli organizator wyrazi na to zgodę. Informacje dotyczące miejsca i wszelkich preferencji odnośnie stoiska prosimy pozostawić w polu „Uwagi” w formularzu zgłoszenia stoiska.
  4. Wystawca może wykupić miejsce pod ławkę. Po wcześniejszym uzgodnieniu zamiast ławki może wystawić własne stojaki/wieszaki itp. z towarem.
  5. Opłaty za stoisko będą zbierane przez organizatorów gotówką w trakcie trwania wydarzenia.
  6. Ilość darmowych biletów na festiwal przysługuje w zależności od wynajętej powierzchni wystawienniczej zgodnie z poniższą tabelą:
    Ilość ławek: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
    Ilść biletów 1 2 2 2 3 3 4 4 5 5
  7. Ilość biletów dla wystawców wynajmujących większą ilość ławek niż 10 ustalany jest indywidualnie.
    Biletów nie można odsprzedawać, ani podnajmować osobom nie pracującym na stoisku.
  8. Dodatkowe wymagania co do stoiska: np. doprowadzenie prądu, brak okien za plecami czy każdą inna zależność należy zgłaszać w formularzu zgłoszeniowym. Istnieje możliwość poproszenia już o dodatkowe rzeczy na imprezie, jednak nie gwarantujemy że będziemy w stanie wszystko zapewnić.
  9. Organizatorzy zapewniają miejsce gdzie będzie można przechować towar oraz sleeproom dla wystawców.
  10. Istnieje możliwość wysyłki towaru kurierem. Takową kwestię należy wcześniej skonsultować z organizatorami konwentu.
  11. Organizator nie bierze odpowiedzialności za towar wystawców, również ten nadesłany kurierem.
  12. Istnieje możliwość wystawienia faktury VAT, w tym celu należy zaznaczyć odpowiednią opcję oraz podesłać dane do faktury w systemie Nagato.
  13. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia stoiska bez podawania przyczyny. Wysłanie zgłoszenia nie jest równoznaczne z przyjęciem stoiska. Szkoła ma ograniczoną powierzchnię i nie jesteśmy w stanie przyjąć wszystkich zgłoszeń. Na konwencie Xmascon 2018 planujemy ok. 150 ławek pod wynajem.
  14. Wszystkie osoby, które wyślą zgłoszenie, otrzymają odpowiedź mailową w sprawie przyjęcia, bądź odrzucenia ich zgłoszenia w terminie do 21.11.2018r. Nie ma możliwości otwarcia stoiska na konwencie, w przypadku jeśli zgłoszenie nie zostanie zaakceptowane przez organizatora.
  15. Zgłoszenie parzystej liczby ławek na konwent zwiększa sznase przyjęcia zgłoszenia. W większości przypadków ławki zostaną ustawione w dwóch rzędach.
  16. Wystawcom przysługują zniżki:
    • 20 zł za każdą godzinę prowadzonych atrakcji
    • 40 zł za wypożyczenie sprzętu na czas trwania całego konwentu (konsole, telewizory etc). Sprzęt musi zostać wcześniej zgłoszony, zaakceptowany i przyjęty. Zgłoszenia proszę wysyłać na adres: wystawcy@funcube.pl
    Zniżki można łączyć ze sobą. Wystawca ma obowiązek poinformować koordynatora stoisk najpóźniej 3 dni przed konwentem o wszystkich zniżkach jakie przysługują mu w ramach w/w podpunktów. Wszystkie zniżki są rozpatrywane personalnie i osoba odpowiedzialna za stoiska ma prawo wystawić dodatkowe profity.
  17. Z uwagi na obowiązujące Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych wszystkie bilety przeznaczone dla wystawców zostaną przekazane osobie odpowiedzialnej za zagłoszenie stoiska (lub innej osobie wskazanej) w momencie akredytacji. Wystawca ma obowiązek poinformowania organizatorów do dnia 05.12.2018 odnośnie osoby odpowiedzialnej za odbiór biletów.
  18. Rezerwacja stoiska jest równoznaczna z akceptacją regulaminu wystawców. Dodatkowe warunki wynajmu stoiska nie uwzględnione w regulaminie omawiane są indywidualnie z organizatorem.
  19. Zgłoszenia wystawców trwają do 18.11.2018 r.
  20. W razie pytań proszę kontaktować się poprzez adres mailowy: wystawcy@funcube.pl